Giỏ hàng

Data entry là gì? Công việc của nhân viên Data entry.

Data entry là gì?

Data entry là quá trình nhập dữ liệu vào hệ thống, đây có thể là những dữ liệu thô bằng file cứng hoặc file mềm. Nghe thì tưởng chừng như công việc này khá tay chân và đơn giản nhưng thực tế công việc này đòi hỏi các nhân viên nhập liệu phải có những quy tắc và phương pháp nâng cao, rõ ràng, cụ thể và tỉ mỉ để đảm bảo thông tin nhập vào hệ thống là chính xác và không xảy ra bất cứ sai sót nào. Ngoài ra quá trình nhập liệu còn có sự hỗ trợ của các ứng dụng nhập liệu thông minh nếu cần thiết.

data entry

Công việc của Data entry tưởng chừng như đơn giản nhưng lại yêu cầu rất cao về sự tỉ mẩn và cẩn trọng


Các loại và bước nhập liệu.

  • Các loại nhập liệu cơ bản

Công việc của một Data entry đòi hỏi người nhập liệu cần xác định các thông tin, số liệu từ báo cáo tài chính công ty và nhập dữ liệu năm (Years) hoặc Quý (Quarters) trong 4 năm hoặc 5 năm. Dữ liệu cần nhập là các items bằng tiếng anh cùng các số liệu tương ứng. Có 3 loại báo cáo tài chính (Financial Statements) thông thường được yêu cầu các nhân viên Data entry nhập đó là:

- Bảng cân đối kế toán - Balance Sheet

- Báo cáo kết quả kinh doanh lãi/(lỗ) - Income statement

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Statement of cash flows

 

  • Các bước nhập liệu chính xác

Như đã chia sẻ ở phần đầu, công việc của Data entry đòi hỏi phải có quy tắc chính xác để đảm bảo dữ liệu đã vào hệ thống thì gần như không có sai sót. Để đảm bảo thông tin đưa tới người dùng là chính xác thì các nguồn dữ liệu sẽ cần tới 3 người nhập liệu và cần trải qua các bước cụ thể như sau:

1st input.

Đây là một số công việc cơ bản của người nhập liệu đầu tiên:

  • Lựa chọn công ty cần nhập.
  • Tải các dữ liệu cần và đủ cho 3 loại báo cáo tài chính trong 5 năm về tập file lưu.
  • Cài đặt các yêu cầu trong hệ thống trước khi nhập dữ liệu.
  • Lọc lấy 3 loại báo cáo này và tiến hành nhập các trường items, số liệu tương ứng.
  • Sau khi nhập xong dữ liệu, người nhập thứ nhất cần phân chia các items theo cấu trúc child-parent một cách chính xác. Hiểu đơn giản thì đó là cấu trúc nguồn và đích của các dữ liệu.

2nd input.

Tiếp đến là công việc của người thứ hai trong quá trình nhập liệu này:

  • Với các items có sẵn mà người thứ nhất đã nhập, hệ thống sẽ không hiển thị các số tương ứng, người thứ hai sẽ nhập độc lập số liệu với các items của người thứ nhất
  • Nếu trong quá trình nhập, các cấu trúc items gặp vấn đề- sai hoặc thiếu chẳng hạn, thì người thứ 2 cần quay trở lại trạng thái của người thứ nhất để chỉnh sửa cho đúng
  • Kiểm tra lại cấu trúc child-parent đã phân cấp. Đây là một khâu vô cùng quan trọng để giúp người dùng hiểu rõ được nguồn gốc của các thông tin số liệu

Final check.

Ở vị trí này, người thứ 3 đóng vai trò là người cuối cùng kiểm tra lại độ chính xác của các dữ liệu đã được 2 người đầu tiên đưa vào hệ thống.

  • Sau khi 2 người đầu tiên hoàn thành xong công việc, nếu có sai sót thông tin không khớp thì hệ thống sẽ tự động bôi màu những con số khác nhau giữa 2 người nhập thứ nhất và thứ 2
  • Nhiệm vụ của người check cuối cùng là quay lại check dữ liệu sai khác của cả 2 người và chỉnh sửa lại cho đúng
  • Nếu hệ thống không phát hiện thêm một lỗi nào nữa, sẽ có nút bấm để hoàn thành quá trình nhập dữ liệu cho một công ty

Xem thêm: Dịch vụ nhập dữ liệu nhanh, chính xác.

Công việc của một nhân viên nhập liệu

Qua mô tả về quy trình làm việc của các nhân viên Data entry nêu trên, có thể thấy công việc của một Data entry xoay quanh việc nhập các dữ liệu thông tin vào hệ thống theo một quy tắc đã thống nhất. Trước khi thực hiện tốt được công việc đó thì đòi hỏi người làm chuyên môn này cần biết cách đọc các bảng báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ...của các doanh nghiệp để đảm bảo hiểu được nguồn gốc của số liệu, phục vụ tốt cho công tác nhập liệu.


Các kỹ năng cần thiết của Data entry

Một người làm Data entry cần có kiến thức cơ bản về kế toán để đọc hiểu các thông tin trên hóa đơn, chứng từ. Bởi nếu chỉ đơn thuần là nhập liệu cho 1 năm thì không mấy khó khăn cho các nhân viên, tuy nhiên, khi phải nhập số liệu cho 5 năm với cấu trúc bảng thay đổi thì đó lại là vấn đề với các nhập liệu viên không có kiến thức chuyên môn về kế toán. Nếu không có chuyên môn này mà khi gặp phải những thay đổi trong items của các năm sẽ rất dễ dẫn tới tình trạng nhập sai số liệu.

cách nhập dữ liệu nhanh

Kiến thức kế toán sẽ hỗ trợ rất nhiều cho công việc của một Data entry



Bên cạnh đó, nhân viên Data entry cần có được sự tỉ mỉ, cẩn thận tuyệt đối trong công việc của mình bởi nếu chỉ có một vài sai sót nhỏ, mọi dữ liệu có thể bị sai lệch theo “hiệu ứng domino”.


Bellsystem24-HoaSao - Đơn vị cung cấp giải pháp BPO nhập liệu hàng đầu Việt Nam.

DMCA.com Protection Status